Remote Work:
Das Toolset für’s
Home Office

Wie ihr euren Tag im Home Office strukturiert, wie ihr kommuniziert und euer Self Management verbessert – darüber wird zur Zeit viel diskutiert. Wir möchten euch heute ein ganz konkretes ToolSet vorstellen, das bei uns bereits seit längerem im Einsatz ist und uns beim Arbeiten von unterschiedlichen Locations aus bestens unterstützt: Als Leitfaden dafür, wie Remote Work effizient ermöglicht werden kann.

10 Tools & 7 Tipps

Euch erwarten in diesem Artikel 10 nützliche Online- und cloudbasierte Tools sowie 7 Tipps für den Remote Work-Modus.

Lesezeit: ca 5 Minuten.

Remote ToolSets im Überblick

Kommunikation

  • Slack gratis für kleine Teams
  • Whereby gratis für 1 Raum mit 4 Personen, darüber ab 9.99/Monat
  • Google Hangout im GSuite Paket ab 4.68 € pupm

Kollaboration

Projektmanagement

  • Notion gratis für Einzelne, Teams ab 8.- pupm
  • Asana basic gratis, premium ab 10.99/Monat pupm
  • Paymo ab 10/Monat pupm

Dateimanagement

Die vorgestellten ToolSets kosten bei einer Firmengrösse von ca 10 Personen ca 25 Euro pro Person – was Asana betrifft variieren die Preise stark abhängig von der Anzahl der Projekte.

Im Home Office produktiv sein? Funktioniert mit den richtigen Tools.

Die einzelnen Remote Tools im Detail

Slack

Wir verwenden Slack als Direct Messaging Tools sowie für Gruppen-Channels. Es gibt allgemeine Channels – wie etwa #vlabs – in denen Nachrichten geteilt werden, die das ganze Unternehmen betreffen. Darüber hinaus existiert zu jedem Projekt ein Projekt-Channel mit allen Projektteilnehmern: In diesem werden nur projektrelevante Informationen geteilt oder Diskussionen geführt. Zusätzlich haben wir seit dem Beginn der verstärkten Remote Work-Phase einen Channel namens #check-in-out geschaffen – dazu aber später mehr.

Whereby

Whereby benutzen wir immer dann für Video Calls, wenn spontan Online-Meetings für wenige Minuten stattfinden sollen oder aber auch für unser “All Hands Meeting”, an dem alle Standorte und Mitarbeiter teilnehmen. Darüber hinaus verwenden wir whereby für Meetings mit Externen. Der Vorteil bzw. die Ergänzung zu Google Hangout: Es ist kein Google Kalendereintrag nötig, um einen Meeting-Link zu bekommen. Wir sagen einfach “Wir treffen wir uns im whereby”, und jede*r weiß, welcher gleichbleibende Link aufgerufen werden muss. Die “Einrichtung” des Video-Calls entfällt. Zudem ist die Browser-Lösung sehr gut für externe Teilnehmer geeignet, da nichts installiert werden muss.

Google Hangout

Ist kostenlos im GSuite Paket enthalten und hilft uns gerade jetzt bei 1:1 Meetings die länger dauern, nicht die größer belegbaren whereby-Meetingräume zu blockieren.

Pro-Tipp: Ihr könnt einen neuen Kalender erstellen und in diesem ein ganztägiges Meeting eintragen, das jeden Tag wiederholt wird. Der Link, den ihr nun bekommt, ist “unendlich” gültig und kann mit einem Domain-Forward zB in eine leicht zu merkende Subdomain des Unternehmens verwandelt werden.

GSuite

V_labs läuft, was Kollaboration und Dateiablage betrifft, fast zur Gänze auf Google’s GSuite. Wir verwenden Google Team Drive zur Dateiablage sowie Docs & Spreadsheets zum kollaborativen Arbeiten an Dokumenten. Lediglich PowerPoint konnten oder wollten wir noch nicht ablösen.

Pro-Tipp: Um remote Bandbeite für Calls etc zu sparen, hilft es, in den Drive Filestream Einstellungen nur die akut projektrelevanten Ordner offline zu synchronisieren.

Miro Whiteboard

Miro Whiteboard verwenden wir, wenn wir ein Remote Brainstroming machen wollen. Das Tool unterstützt die kollaborative Bearbeitung in Echtzeit und hilft uns, Diskussionen zu visualisieren und strukturieren.

GitMind

Wir setzen GitMind ein, wenn eine Echtzeitkollaboration beim Mindmapping-Prozess nicht notwendig ist – die Minmap kann aber trotzdem mit anderen geteilt werden. Großer Vorteil: die Lösung ist kostenlos.

Notion

Notion verwenden wir alls All-in-One Lösung für Dokumentationen à la Wiki, Tasks à la Trello / Jira und vieles weitere. Dabei ist das User Interface super einfach zu bedienen und benötigt kaum Einarbeitungszeit. Task-Boards können auch als Liste dargestellt werden, um Massenänderungen einfach durchzuführen.

Asana

Verwenden wir in größeren Software-Entwicklungsprojekten anstatt Notion, welches dann nur noch zur Dokumentation genutzt wird. Asana wird leider mit steigender Nutzerzahl relativ teuer und von uns daher nur punktuell verwendet.

Paymo

In Paymo erfassen wir Projekte und ihr Budget, ebenso passiert die Zeiterfassung darin und wir rechnen Projekte via Paymo ab.

Tipps zum Remote Work Modus

Nach dem “Was” – also welche Tools wir einsetzen – möchte ich noch auf das “Wie” – vor allem in Bezug auf die neue RemoteWork-Situation – eingehen.

  • 1.

    Tipp 1: Überkommuniziere

    Im Büro, gerade auf Projektinseln, wird den ganzen Tag über kommuniziert – eine schnelle Frage hier, eine schnelle Antwort dort – jeder weiß, an was du dran bist und wie der
    Fortschritt ist. Um das auszugleichen ist es bei Projekten im Team remote ratsam, auch kleine Erfolge in einem Slack-Channel zu teilen und mal eine Frage zu stellen.

    Pro-Tipp: Die Giphy Integration in Slack verleiht der Kommunikation noch mehr Ausdruck.
    Tools: Slack /  Whereby / Hangout

  • 2.

    Tipp 2: Check-In Check-Out

    Der Mensch ist ein Gewohnheitstier – wir kommen ins Büro und starten in dem Moment den Arbeitstag. Was passiert aber, wenn wir nicht mehr ins Büro fahren? Dann beginnt der Arbeitstag irgendwie nicht… Daher: So gut es geht solche Rituale auch remote abhalten! Wir machen jeden Morgen einen gemeinsamen Check-In Call, um allen einen erfolgreichen Tag zu wünschen – und in unserer überschaubaren Unternehmensgröße benutzen wir dieses Ritual gleichzeitig als Daily Standup. Wir beantworten dafür die Fragen: “Was habe ich gestern gemacht? / Welche 3 Ziele will ich heute erreichen? / Wen benötige ich dafür? / Bin ich blockiert?” Damit ist jeder informiert, was gerade so läuft und wo er gebraucht wird. Unser Vorschlag für grössere Organisationen: Company-wide check-In um 9:00 und dann ab 9:05 teamweise ins Daily Standup.

    Pro-Tipp: Wir machen kleine Challenges, um die Stimmung aufzulockern: Unangekündigt werden alle aufgefordert ihre Hose zu zeigen.
    Tools: Whereby / Hangout

  • 3.

    Tipp 3: Benutze gutes Equipment

    Nicht jeder hat ein ruhiges Büro zu Hause, und es gibt kaum etwas das mehr nervt als in einem Video-/ Audio-Call nichts zu verstehen. Benutzt daher wenn möglich ein Headset mit gutem Mikrofon. Damit unterstützt ihr maßgeblich die Qualität des Calls und somit des Outputs. Falls Headsets nicht verfügbar sind, muted bitte euer Mic immer dann wenn ihr nicht sprecht. Das verhindert zum einen, dass mehrere Personen gleichzeitig sprechen, zum anderen, dass Hintergrundgeräusche in den Call kommen.

  • 4.

    Tipp 4: Lunch Video Calls

    Gerade Mitarbeiter, die alleine zu Hause sind, brauchen Gesellschaft. Nutzt doch das Mittagessen, um ein Video-Call zu machen … das fördert den Teamzusammenhalt.

    Pro-Tipp: Macht am Vortag aus was gekocht wird!

  • 5.

    Tipp 5: Dailies nicht nur für Software-Projekte

    Dass sich agile Methoden nicht nur für Software-Projekte eignen, ist mittlerweile bekannt, aber der Tatsache kommt im Remote Work Modus noch mehr Bedeutung zu: Gerade Remote Projekte profitieren sehr von agilen Methoden wie Daily Standups, Scrum oder Kanban Boards, sowie davon, Projekte in Sprints zu organisieren, inkl. Demo & Plannings, Retros …

    Pro-Tipp: Viele von euch benutzen sicher Trello – als Alternative dazu eignen sich Boards in Notion: Die enthaltene Tabellenfunktion hilft ungemein bei Massenänderungen.
    Tools: Hangout / Notion / Asana

  • 6.

    Tipp 6: Benutze auch für kleinste Tasks eine ToDo-Liste bzw ein Taskboard

    Durch Remote-Work flacht die Intra-Team Kommunikation ziemlich ab und kleine Tasks gehen schnell vergessen bzw. werden nicht mehr wahrgenommen. Plant ab jetzt daher auch kleine Tasks in Projekt-Boards und weist sie Mitarbeitern zu. Am besten inklusive Deadline. Jeder ist so auf dem aktuellen Stand, wer was zu tun hat und ob die Aufgabe schon erledigt ist.

    Tools: Notion

  • 7.

    Tipp 7: Nutzt das iPad

    Falls ihr ein Macbook mit der neuesten OS Version habt, könnt ihr das iPad als externen Bildschirm verwenden. Ihr könnt das iPad auch als Whiteboard nutzen und dieses per ScribbleTogether in Echtzeit mit Kollegen teilen. Es erleichtert in manchen Situationen die Kommunikation ungemein, wenn skizziert und gescribbled werden kann.

    Tools: ScribbleTogether

Falls ihr noch mehr Infos und Tipps zu Remote-Work haben möchtet, findet ihr auch bei Trello eine umfangreiche Sammlung. Kurzer Disclaimer: Unser hier vorgestelltes Toolset ist kein qualitativer Vergleich oder eine Evaluation von Software, sondern ein Status Quo des Toolsets, das sich für uns im Laufe der Zeit entwickelt und aus vielerlei Gründen als nützlich erwiesen hat. Wir evaluieren und verbessern unsere Tools und Formate laufend und passen sie auch immer wieder an. Und testen neue Tools, die auf den Markt kommen.

Falls ihr gerade Projekte ins Auge gefasst habt, die einen verbesserten Einsatz von Tools und Tech vertragen können, oder auf der Suche nach Agile & Innovation Coaching bzw. Digital Services seid, könnt ihr uns jederzeit einfach direkt kontaktieren.

Über V_labs

Die Innovationsagentur mit Sitz in Wien, Dornbirn und Budapest begleitet ihre Kunden bei Innovationsprojekten - als Company Builder oder mit verschiedenen Innovation Services (Consulting, Coaching, Rapid Prototyping, IT-Entwicklung). Die 15 Mitarbeiter verfügen über langjährige Erfahrung in Strategie, Online Marketing, Service Design, agilem Projektmanagement und UX-Design.

Lukas Meusburger

Marcel Grosskopff (MA MSc) ist Mitgründer & CTO von V_labs. Der passionierte Apple User übernimmt in Projekten den IT-Development Lead oder sorgt als Querdenker für Ideen im Innovationsprozess. Kaum etwas macht ihm mehr Freude als für ineffiziente Prozesse geeignete Lösungen zu finden. Mit Tools & Tech kennt er sich aus - und stellt hier seine Empfehlungen vor.

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